1、简述企业流程的四要素。2、具体说明淀山湖公司的合同会签流程的活动实现方式。淀山湖新城开发公

1、简述企业流程的四要素。

2、具体说明淀山湖公司的合同会签流程的活动实现方式。

淀山湖新城开发公司工程合同会签流程的优化

一个工程项目的建设,需要有业主方、设计方、建立房、施工方、物资供应方等多个企业的参与。为了协调工作，企业间横向的信息沟通尤为重要；而业主内部的各部门，如经理室、工程部、财务部、等也需要不断地进行信息沟通。一幢大型建筑物的施工，除了数以百计的建筑图以外，还会产生大量的工程管理文档，再后这些文档经过工程技术人员和管理人员的处理至归档期间，会形成一个个跨部门、跨企业的业务流程。

上海淀山湖新城发展有限公司（以下简称淀山湖公司）的前身是青浦新城开发公司（以下简称青浦公司）。早在2006年，青浦公司与同济大学信息系统研究所（当时的信息系统开发方）携手开发面向施工阶段的信息系统，高层管理者与开发方经过充分讨论，确立了以企业流程管理为中心的信息系统建设方针，开启了公司信息化之路。随着公司业务的扩展和信息技术的发展，信息系统已被多次更新。

信息系统项目启动初期，运用信息载体跟踪法识别施工阶段的企业流程，归纳出合同会签流程、工程付款流程、文件流转流程、业主通知流程、业务联系流程、物资计划审批流程、周/日工作计划提交流程、工程更改审批流程、建立报审流程等几十项。经过分析，一致认为合同会签流程是工程项目管理的核心流程之一，被纳入流程优化层面。

在施工方中标以后需要编写工程项目合同文本送交业主审批，业主方登记合同并通过合同会签予以认可。合同审批涉及合同文本和合同会签单，以往这些文件都是纸质的，合同连同会签单需要先经过征地建管部、工程部、机电信息部的项目经理阅读并在会签单上批示同意或不同意的意见并签名，然后由人工逐级送交部门经理、财务部经理、相关部门分管领导以及总经理和董事长审批并签名。期间无论哪一个环节出现不同意的意见，都会被原路退回，修改合同内容后再循环，直到全部审批人员都同意，合同才生效。遇到审批人员出差，只能耐心等待。

淀山湖公司成立后，信息系统项目领导小组与北京软件公司合作，与2010年10月在其办公自动化平台上开始开发合同管理模块，并构建合同会签流程,它包括合同登记审批、合同收款审批、合同变更审批、合同开票审批4个子流程。公司规定信息系统建成后不再接收纸质合同，一律采用电子合同，所有审批人员在接到通知的规定期限内，从企业内部网上阅读电子合同文本，利用碰头会充分沟通，并提出合同修改意见，为合同的网上流转做准备。淀山湖公司工程类经济合同的会签流程为：项目经理——部门经理——合同管理员——造价工程师——合约部经理、财务部经理——法务部经理——项目经理部门分管领导、相关部门分管领导——合同管理员——总经理——董事长。其中，项目经理负责发起并首先在合同会签单上签署意见，根据预先定义流程构建工作流模型，会签单被自动发送给部门经理签字，若同意则往下一节点流转，若不同意则返回到上一节点。合同管理员负责在各个节点汇总并修改合同内容，各相关部门经理及分管领导确认合同后由合同管理员加盖合同电子水印，流传至总经理及董事长审批。网上流程完成后经办人拿有水印的纸质版由合同管理员加盖合同章，至办公室加盖法人章最后送档案室归档。

实现网上合同会签后，领导可以在合同空间门户中查看合同相关信息，时时关注与合同有关的应收、应付等数据报表。即使在外地出差也可以通过外网进行审批，大大缩短了合同会签的审批时间。会签流程实现了合同信息的自动关联，根据合同名称、编号等关键字段检索合同信息，将相关合同信息（如金额、项目名称、供应商、客户名称等）自动写入流程表单，减少了人工录入工作。合同信息底表记录了合同的任何变更和审批结果，不仅减少了人工工作量还避免了人为错误。合同会签的4个子流程与其他流程间实现了相互的自动触发。例如，合同审批结束后，自动触发开票流程。

淀山湖公司在企业流程管理理念的指导下，进一步梳理了公司的流程，并分别进行规范或优化，实现了公司主要流程的无缝连接和网上流转，使各参与单位更加协同地工作。